Tips voor resultaatgericht onderhoud van gebouwen en installaties

Hoe zorg je dat de kwaliteit van een gebouw en de bedrijfszekerheid van de installaties gewaarborgd blijven tegen evenredige kosten? Onderhoudskosten vormen een belangrijk onderdeel bij de exploitatie van onroerend goed. Door steeds meer geavanceerde installaties en wettelijke verplichtingen wordt het voor de eigenaar steeds ingewikkelder om vast te stellen wat een gezonde ratio hierin is.

Wat is de beste vorm?

Hoe zorg je dat de kwaliteit van een gebouw en de bedrijfszekerheid van de installaties gewaarborgd blijven tegen evenredige kosten? Onderhoudskosten vormen een belangrijk onderdeel bij de exploitatie van onroerend goed. Door steeds meer geavanceerde installaties en wettelijke verplichtingen wordt het voor de eigenaar steeds ingewikkelder om vast te stellen wat een gezonde ratio hierin is.

Definitie onderhoud

Zoekend naar de betekenis van het woord onderhoud komen we deze uitleg tegen: ‘het totaal van activiteiten met als doel het in ‘een aanvaardbare conditie’ houden of terugbrengen van machines, gebouwen/woningen, verkeersinfrastructuur, computerprogramma's, natuur, enzovoort.’

De centrale vraag is: wat is een aanvaarbare conditie? Deze vraag kan eigenlijk alleen beantwoord worden wanneer de eigenaar en/of gebruiker van het gebouw zijn processen goed in kaart heeft gebracht en duidelijkheid kan geven over het belang van de technische installaties op zijn bedrijfsvoering.

Preventief onderhoud of planmatig onderhoud

Veel onderhoud vindt plaats op gezette intervallen waarbij niet gestuurd wordt op de noodzaak van het bezoek. In vaktermen wordt dit ‘planmatig onderhoud’ genoemd. Planmatig onderhoud kenmerkt zich door de uitvoering van preventieve en vervangende maatregelen die van te voren gepland worden. De uitvoering verloopt volgens een vast schema en is niet afhankelijk van het gebruik. Er wordt dus geen rekening gehouden met de tussenliggende draaiuren en het waarborgen van de bedrijfszekerheid.

Nadelen planmatig of preventief onderhoud

Aan deze vorm van onderhoud kleeft een groot nadeel. Er bestaat een grote kans dat u kosten draagt voor servicehandelingen die niet nodig zijn of dat door een tekort aan onderhoud uw bedrijfszekerheid gevaar loopt. Vooral dit laatste punt wordt vaak over het hoofd gezien. Naarmate een installatie veroudert, ontstaan andere onderhoudsbehoeften om de functionaliteit te borgen. Planmatig onderhoud komt niet aan deze behoefte tegemoet en is daarmee ‘achterhaald’.

Nieuwe onderhoudsvormen voor gebouwen of installaties

De afgelopen jaren zijn andere vormen van onderhoud in opkomst. Zaken als frequentie spelen een steeds minder belangrijke rol. Nadruk is komen te liggen op prestatie- of resultaatgericht onderhoud.

Taken en verantwoordelijkheden worden hiervoor verlegd van de eigenaar naar de onderhoudende aannemer. Aangezien de risico’s worden doorgeschoven, kan de opdrachtgever exact inschatten wat de kosten voor het komende jaar zijn. Voor de aannemer, die de risico’s draagt, is dit tevens een extra stimulans, immers slecht onderhoud betekent meer kosten en dit drukt gelijk door op de winstmarges.

In de markt komen we nogal wat verschillende vormen van resultaatgericht onderhoud tegen waarvan twee belangrijke vormen zullen worden uitgelegd. Resultaatgericht onderhoud middels Reliability Centered Maintenance (RCM)

RCM is in de jaren zestig en zeventig ontwikkeld door de luchtvaartindustrie in Amerika. Aan het eind van jaren vijftig bleek namelijk dat de onderhoudskosten explosief waren gestegen. Om de kosten te drukken en efficiënter te werken, was het belangrijk om te sturen op het verhogen van de betrouwbaarheid. Want niet elke storing of elk defect hoeft de betrouwbaarheid van het vliegtuig in gevaar te brengen. Om dit te realiseren, wordt er een FMEA gemaakt. Dit staat voor ‘Failure Mode en Effect Analysis’. En FMEA is een methode die mogelijke faalwijzen en hun effecten analyseert.

Het doel van de eigenaar van het object is altijd gericht op de bedrijfszekerheid waardoor dit type uitermate geschikt is voor installaties die vitaal zijn voor de bedrijfsvoering.

Resultaatgericht onderhoud middels Life Cycle Management (LCM)

Life Cycle Management (LCM) betreft het integreren van kennis over de levenscyclus voor projectbeheer. Het doel van LCM is het vastleggen van een relatie tussen investeringskosten en exploitatiekosten gedurende de gewenste levensduur van een object om uiteindelijk inzicht te krijgen in de totale huisvestingkosten.

Elk installatieonderdeel heeft een theoretische levensduur die opgegeven wordt door organisaties zoals UNETO-VNI. Om een goed rendement te realiseren voor de opdrachtgever is het van belang om deze levensduur zo goed mogelijk te benaderen met zo min mogelijk kosten. In sommige gevallen wenst de opdrachtgever zelfs een langere levensduur na te streven. Dit is te bereiken door het onderhoud aan te passen aan de gewenste levensduur. Soms vraagt dit om een hogere onderhoudsfrequentie, maar vaak kan ook flink bespaard worden op de onderhoudsbeurten, omdat de levensduur reeds behaald is. Kostenreductie is het meest gehoorde argument wanneer gekozen wordt voor LCM.

Voor- en nadelen resultaatgericht onderhoud

Door resultaatgericht onderhoud verschuift het risico van onderhoud naar de onderhoudende partij, afgestemd op de behoeftes en wensen van de eigenaar van het object of de installatie.

Het grote voordeel van de eigenaar is dat hij zich meer kan richten op zijn corebusiness en dat het onderhoud wordt geoptimaliseerd. Doordat de onderhoudspartij risicodrager is, zie je in praktijk vaak dat zij sneller geneigd zijn om innovatieve technieken toe te passen. Immers efficiënter werken, leidt tot beter onderhoud, minder risico’s en daaraan gekoppeld minder kosten. Voor de onderhoudspartij is het grootste voordeel dat er gestreefd wordt naar een langdurig partnership, waardoor er een betere borging is van de bedrijfszekerheid.

Elk voordeel heeft ook een nadeel en voor resultaatgericht onderhoud is het nadeel dat de kwaliteit van de serviceverlening meer afhankelijk is van de capaciteiten van de monteurs. De monteur geeft aan welk onderhoud er nodig is en wanneer het moet worden uitgevoerd. Als voorbeeld: filters worden pas vervangen wanneer het drukverschil te hoog is of wanneer niet tot een volgend onderhoud gewacht kan worden. De monteurs moeten daardoor dus over meer competenties beschikken en anders zullen ze hier in getraind moeten worden. Daarnaast zullen ook de servicerapportages moeten worden voorzien van een duidelijke omschrijving van de conditie van de installaties. Een ander nadeel is dat het tijdens de opstartfase belangrijk is om een zeer grondige inspectie uit te voeren om nauwkeurig de condities van de installaties te bepalen, zodat op een later tijdstip geen misverstanden en discussiepunten kunnen ontstaan. De voor- en nadelen voor de eigenaar worden nog eens opgesomd.
Voordelen resultaatgericht onderhoud gebouwen en installaties

• financiële zekerheid,
• minder risico’s,
• minder specialistische kennis nodig,
• kostenbesparing,
• geen toezicht op de uitvoering nodig,
• mogelijkheid om te sturen op hoofdlijnen,
• kostenbesparing,
• verbetering van kwaliteit,
• partnership.

Vooraf moet duidelijk zijn wat de condities van de installaties zijn, gezamenlijk moeten er doelen worden vastgesteld en duidelijk en heldere contracten en afspraken gemaakt worden, duidelijke afspraken moeten er ook worden gemaakt over het oplossen van problemen, effectieve en open uitwisseling van informatie is noodzakelijk.